「経営を効率化するために社長が行うべき仕組み化とは？」

 
「経営をしなければいけないのは分かるけど、今の仕事が忙しすぎて経営をしている時間がない」、「日常業務が忙しすぎて経営者としての仕事ができない」、「この仕事は経営者である私がやる必要はあるのだろうか」と悩んでいる方は多いのではないでしょうか。
 
社長が「社長の仕事」に、経営者が「経営者の仕事」に集中するにはムダを減らし、一般業務に充てる時間を減らす工夫や他の人に仕事を任せていく必要があります。そのためには「仕組み化」が有効です。今回は、仕組み化のメリットや行う手順、仕組み化を行うべき業務とそうでない業務について解説します。
また、今すぐにできる仕組み化も紹介しますので、最後まで読んで仕組み化の参考にしてください。
 

１　ムダとは

 
仕組み化を行う前に、まずはそもそも「ムダ」とは何かということを考えていきましょう。
ムダとは、目的に対して施策や手段が適切でない時に発生するものです。
 
例えば、東京から福岡に出張で移動し、顧客にプレゼンテーションをするとしましょう。この時の目的は、東京から福岡に移動してプレゼンテーションをすることです。
 
その際の移動手段は様々なものが考えられます。飛行機、新幹線、鈍行列車、自動車、バスなどが主なものではないでしょうか。飛行機であれば、移動時間は短いものの、料金がそこそこかかります。さらに、出発の時間が明確に決まっているので、遅刻は許されません。体力的には1番疲弊しない手段ではないかと思います。
 
それに対して、新幹線はそこそこの移動時間、そこそこの料金です。ただ、出発直前まで新幹線を変えることが出来るので、融通がききます。さらに移動時にはパソコンを開いてプレゼンテーションの修正もできます。また、バスであれば、料金がとても安いです。
 
一般的には飛行機の方が早くムダが少ないと思われがちですが、時間に余裕があればバスで行くほうがお金をムダにならないですし、移動時間を有効活用したいなら新幹線のほうが、生産性のムダが少なくて済みます。このように、自分自身の状況によって、ムダは変わっていきます。
 

 
どのような場合でも、目的を明確にし、その手段が適切であるかどうかチェックすることが、ムダを生み出さないコツになります。

２　仕組み化とは

 

 
仕組み化とは「属人的にならずに仕事を進める方法を構築すること」です。
中小企業の場合だと、優秀な役員または優秀な社員の働きによって業績が伸びたり、会社が成長することがあります。しかし、それは一時的なもので、その優秀な役員や社員が会社を辞めることがあれば、業績はガクッと落ちてしまいます。
そうならないためにも、「いつ、どこで、誰がやっても同じ成果が出る仕組み化」が必要になります。
 

３　仕組み化を行うべき理由

 
次に仕組み化を行うべき理由を紹介します。仕組み化を行うべき理由は「仕組み化しないとリスクを負い続けること」と「人間の不安定さ」、「会社の永続」の3つがあります。
 

①属人的である限り、リスクを負い続ける

 
経営にとって「重要な要素」ほど仕組みにしなければなりません。「もしこれがなくなったら、自社の経営を続けることが出来ない！」というような重要な要素ほど属人を避けて、仕組み化をしていく必要があります。分かりやすい事例は、優秀な社員の退職時です。経営の中心を任せていたような人が急に辞めると言い出したときに強くリスクを感じます。任せきって、機能している状態が、一番経営者にとっては楽です。しかし、いざ退職という場面になると、実はそれは危うい状態だということに気が付きます。だからこそ、仕組み化を行い、リスクを取り除きましょう。
 
 

②どんなに優秀な人であっても、人間は不安定である

 
人間は不安定なので、仕組み化で補完する必要があります。昨日の自分、今日の自分、明日の自分は、全然違います。体調や気分、前日にあった出来事など、いろいろな要因で人の仕事には波ができます。経営陣やチームメンバーも同じように不安定だということです。ですから、経営者として覚悟しなければならないのは、仕事は属人的である限り不安定であり続けます。もちろん「人が仕事をする」のは良いです。ただ、そういった「人」が安定的に仕事をするために「仕組み」という助けが必要だということです。極端なことを言うと、人は仕組みが無いと安定的に仕事ができないというように考えるべきです。
 
 

③会社が永続する

 
前述した①と②は仕組み化をしないとマイナスの影響が出るお話をしました。③は仕組み化をすることでのメリットのお話です。
仕組み化をすることで、会社が永続する可能性が高まります。
仕組み化を行うことで、優秀な社長や社員が担当していた”A業務”が誰でも行えるようになります。すると、優秀な社長や社員は別の”B業務"に取り組むことが可能になります。さらに、その”B業務"の仕組み化を行うことで、優秀な社長や社員はまた別の”C業務"に取り組むことができるという良いサイクルが完成します。
つまり、仕組み化は「優秀な人がいなくても一定の成果を出すようにすること」であり、結果として「優秀な人がいなくても会社が永続する」ようになります。

４　仕組み化を行うべき業務

 
それでは、どのような仕事・業務を仕組み化するべきなのでしょうか？まずは会社の中にある仕事・業務を整理していきます。
会社の業務は大きく分けると「Art（感覚型）」「Routine（単純型）」「Pattern（選択型）」の3種類があります。Art（感覚型）とは属人が価値になり、Routine（単純型）とは誰がやっても同じ、Pattern（選択型）とはいくつかの選択肢から選ぶ業務のことを指します。
 

 
業種業態に関わらず、Artの業務が約20%、RoutineとPatternの業務は約80%あると言われています。このうちRoutineとPatternの業務は仕組み化ができる業務にあたります。
一方で属人的な価値が高いArtの業務を仕組み化してしまうと、その業務の良さが失われ、悪い結果を招く可能性があるため、仕組み化する業務とそうでない業務を見極める必要があります。
 

 
様々な業務が会社の中に存在していますが、最も優先すべきものは「社長の業務」の仕組み化です。社長がRoutineとPatternの業務ばかり実施していると、会社の成長は望めません。つまり、社長がArtの業務を行わないことには、会社は成長しにくいといえます。そのため、まずは社長の業務をどうすれば仕組み化できるのかを考え、実行することがおすすめです。その上で、社長→役員→社員の順番で業務の仕組み化を行いましょう。一般的に、経営にとって「重要な要素」ほど役職者が行っていることが多いので、仕組み化は会社の上から行うべきです。

５　仕組み化を行う手順

 
ここまで仕組み化のメリットや仕組み化を行うべき業務について紹介してきました。次は仕組み化を行うステップについて紹介します。仕組み化を行うにはまず「仕分け」を行い、次に「仕組み化」、最後に「メンテナンスの仕組み化」ができるようにしていきます。
 
 

ステップ１：仕分け

 
仕組み化を行う上でまず最初に行うのは「仕分け」です。これは業務の棚卸しを行い、仕組み化する業務とそうでない業務に分けること。仕分けする基準は、①属人的なままの方が価値があるもの（主にArt業務）と②仕組み化した方が良いもの（主にRoutineとPattern業務）という2つに分けていきましょう。先程も説明しましたが、まず最初に行うのは「社長の業務の仕組み化」です。社長がArtの業務を行えるように仕組み化を行います。
 
社長の業務の仕組み化をするときの判断基準は「重要性」「頻度」「緊急性」の3つです。重要性が低く、頻度が多く、緊急性が低い業務を優先的に仕組み化しましょう。イメージとしては、毎日発生してしまっている業務（営業電話対応、メール対応 etc.）を真っ先に仕組み化すべきです。社長のマスト時間を減らすことでArtの業務を行えるようになり、会社は成長していくでしょう。
 
 

ステップ２：仕組み化（マニュアル化）

 
次に行うのは仕組み化です。仕分けをした業務のチェックリストやマニュアルなどを作り、誰でも同じ成果が出せるようにします。新入社員やアルバイトが見ても同じ成果が出るように作ることがポイントです。
 
仕組み化とは言い換えると「仕事のレシピをつくる」イメージです。どのように動けばいいかを明確にしていく必要があります。
仕組みをつくる際には、次の6つの要素を抑えて仕組みを作成しましょう。この6つの要素に答える形で仕組みをつくれば、他の人に任せられるレベルの仕組みになります。これらの要素を明文化して他の人でも理解できるようにしたのがマニュアルと呼ばれます。マニュアルは他の人に伝えることが楽になるのでどんどん作成していきましょう。
 

《仕組み化の6つの要素》
1  何をしますか？（どの仕事をしますか？）
2  だれがしますか？
3  いつしますか？
4  どうやってしますか？
5  完了チェックはどうしますか？
6  何のためにしますか？

 
仕組みをチェックリストやマニュアルという形にしてみた後は、その業務に携わっていない社員に協力をしてもらい、わかりやすいかどうかフィードバックをもらうのも良いでしょう。
最終的に、チェックリストやマニュアルを通して、仕事が人に任せられるようになったら、システム化や自動化を考えていきましょう。一般的に、多くの会社がいきなりシステム化や自動化を考えてしまうため、ムダなやり方のままシステム化してしまいます。それでは、システム化に独自なカスタマイズが必要になり、ムダな開発費などが発生してしまいます。まずはアナログ的に、チェックリストやマニュアルをつくって、人に任せるプロセスを踏むことで、仕事のムダがない仕組みをつくりましょう。
 
 
 

ステップ３：メンテナンスの仕組み化

 
最後に行うのはメンテナンスの仕組み化です。車はメンテナンスをしないと、部品が摩耗したり錆びてしまうのと同じように、構築した仕組みもメンテナンスしないと錆びてしまいます。そうならないために、定期的に見直すための「メンテナンスの仕組み化」が大切になってきます。チェックリストやマニュアルもつくって終わりではなく、常に最高の状態になるように改善していきましょう。
 
メンテナンスの仕組み化で大事なのは次の3点セットです。
 

《メンテナンスの仕組み化3点セット》
1  現場から"意見を吸い上げる"仕組み
2  意見を"採用・検討する"仕組み
3  マニュアルやチェックリストの"更新・周知"の仕組み

 
 
大切なのは、現場の声を吸い上げる仕組みがしっかりと機能することです。経営者は、仕組みがうまく現場で使われていると思っていても、全く使われていなかったなんてことがあります。そのようなことが起こらないように、改善の声を吸い上げましょう。
 
仕組み化で有名な無印良品ではアクティブなマニュアルが8,600種類もあると言われています。無印良品の中ではマニュアルとは「こうやらなければならない」という窮屈なルールではなくて、「いま最も良いと思われるやり方（ノウハウ）」と考えられています。だから、環境の変化に沿った最新情報に書き換えていくことが常に求められます。無印良品では、どのようにメンテナンスを行っているかというと、次の5つのステップを通して行っています。
 

《無印良品のマニュアルメンテナンス5ステップ》
ステップ１．改善提案シート（意見を吸い上げる）
ステップ２．エリアマネージャーが精査（採用・検討する）
ステップ３．本部が検討・採用（採用・検討する）
ステップ４．マニュアルに反映（更新・周知）
ステップ５．全社に通知（更新・周知）

 
 
他にも未来工業株式会社は目安箱を設置して現場の声を聞いています。社員は疑問に思ったことがあれば、目安箱に改善案を投函。1件投函するだけで500円がもらえ、さらには200件だすとその500円とは別に15万円が支払われるのです。
採用されない改善案もたくさんありますが、最優秀賞に輝いた改善案では約630万円の利益が生まれたこともあります。
 

 
このように、仕組み化は仕組みを作って終わりではなく、そこからのメンテナンスが大切になります。仕組み化を行う際には、メンテナンスを含めて考えていきましょう。1番簡単な方法としては、「月に1度仕組みをメンテナンスする日」を設けるだけでも良いでしょう。その日は全社的に仕組みやマニュアルを見直し改善する。そのような習慣ができれば強い仕組みを持つ会社への1歩となります。

6　組織の仕組み化レベル4ステップ

 
ここまで仕組み化をする手順について紹介してきました。1つ1つの業務の仕組み化は第5章でご紹介した手順で行います。では、会社全体として仕組み化が進んでいるというのは、どのように考えればよいのでしょうか？
 
組織の仕組み化のレベルには具体的に4つのステップがあります。

レベル1．見える化
業務の実態を記述、集計してわかりやすく分類すること
 
レベル2．標準化
最適な方法を模索し、業務の在り方を決定すること
 
レベル3．マニュアル化
標準化された業務を誰もが理解できるように状態にすること
 
レベル4．ツール化
繰り返す頻度が高い業務を機械やシステムなどに代替すること

 
このように、1〜4のレベルで組織全体の仕組み化を進めていきましょう。一足飛びにレベル3のマニュアル化やレベル4のツール化から始めてしまうと、見逃してしまう業務などが生まれ、結果としてマイナスな影響を受けることがありますので、1から順を追って行いましょう。

７　究極の仕組み化

 
ここまで仕組み化の方法を見てきました。仕組み化を行い続けた先にある、目指すべきゴール「仕組み化の究極系」とはどう考えるべきでしょうか。
私たちは究極の仕組み化とは、「社長がいなくても会社が存続する状態」になることだと考えております。
つまり、経営を成り立たせる要素がすべて仕組み化されている状態です。社長がいなくても役員や社員が経営に必要な要素を強化してくれる状態です。
 
この状態は社長にとっては嬉しい反面、社長自身が必要のない状態をつくらなければいけないということになります。もしかしたら、なかなか踏み切れない社長もいるかもしれません。しかし、少し長い目で考えてみましょう、いつかは社長が会社から離れなければいけないタイミングが必ず来ます。そのタイミングが早いのか遅いのかという違いです。思い立った今こそが究極の仕組み化へ進むチャンスです。
さらに、社長は空いた時間で次の新たなことに取り組めます。その方が会社の明るい未来に繋がると思いませんか？
 
では、社長が不在でも会社が存続する状態をつくるにはどうすれば良いのでしょうか？
それは、「経営に必要な要素を役員や社員が、改善に取り組む仕組み」ができれば良いのです。一言でいうとビジネスシステムが構築すればよいのです。私たちがオススメしているのは、「経営の12分野」を見直し、会社で強化していく仕組みを導入するというものです。
 

 
経営の12分野の詳細はこちらの無料レポートをご覧いただければと思いますが、経営の12分野は、商品力分野、営業力分野、管理力分野の3つの「3大経営分野」に分かれています。その3つの分野ごとに責任者を決め、その人に権限を渡していくことで、経営を存続する体制をつくり上げるという方法です。いきなり12の分野を1人で対応するのは各責任者にとっては重荷過ぎてしまうことが多いため、まずは3大分野ごとに担当者を設け、1人が4分野を責任を持って強化していくことがオススメです。
 
社長が不在でも会社が存続する状態を「経営の仕組み化」を通して行なっていきましょう。
経営の12分野を学べるプログラムに関してはこちらで紹介しておりますので、御覧ください。

８　仕組み化を行う単純な秘訣

 
最後に仕組み化を行う単純な秘訣を紹介します。それは「仕組み化を行わないといけない状況にする」ということです。そのためのオススメの方法が「趣味を作る」ことです。趣味に時間を使いたいと考えると、どうしても仕事の時間を今よりも減らす必要があります。そのためには、業務の仕組み化を行う必要が出てきます。多くの社長は、仕事＝趣味になっており、そもそも仕事の時間を減らすことを後回しにしがちです。そのために、仕事以外の趣味を作りましょう。
このように仕事以外に熱中できる趣味を見つけることで、結果的に業務の仕組み化に繋がります。趣味を見つけることができたら、この記事を参考に業務の仕組み化を行ってみてください。

９　まとめ

 
本レポートでは仕事の仕組み化について説明してきました。仕事で発生するムダとは、目的に対して施策や手段が適切でない時に発生します。そのようなムダが発生ないためにも、会社として仕組み化を進めることが大切です。仕組み化とは「属人的にならずに仕事を進める方法を構築すること」。仕組み化を行うことで、仕事の属人性を排除でき、人間の不安定さから逃れることができます。その結果、成功し続ける会社に近づくことができます。
 
具体的に仕組み化を行うにあたって会社の中の業務を分類していきましょう。「Art（感覚型）」「Routine（単純型）」「Pattern（選択型）」という3つに分け、「Routine（単純型）」と「Pattern（選択型）」は仕組み化を進めていくべき仕事になります。この2つに該当する仕事の中で、①属人的なままの方が価値があるものと②仕組み化した方が良いものに分けていきましょう。②に該当するものからどんどん仕組み化していきましょう。仕組み化とは言い換えると「仕事のレシピをつくる」イメージです。どのように動けばいいかを明確にしていく必要があります。仕組みをつくる際には、次の6つの要素を抑えて仕組みを作成しましょう。この6つの要素に答える形で仕組みをつくれば、他の人に任せられるレベルの仕組みになります。仕組み化は完成して満足する方が多いものです。しかし、仕組み化ができている会社は、その後のメンテナンスに最も力を入れています。メンテナンス自体も仕組み化しています。一度仕組みを作って終わりではなく、錆びつかないようにメンテナンスをしていきましょう。
 
仕組み化を繰り返していくことで、組織の仕組み化のレベルも高まっていきます。見える化→標準化→マニュアル化→ツール化という順に高次元の仕組み化になります。いきなり上位を目指すのではなく、まずは目の前の1つ1つから行っていきましょう。会社として目指すべき究極的な仕組み化は、「社長がいなくても会社が存続できる」状態です。つまり、経営判断なども仕組み化や任せるという状態を作ることが必要です。1日にしては出来上がりませんが、経営の要素と構造を知ることで、究極的な仕組み化に近づくことができます。ぜひ目指していきましょう！
 
最後に、意外と盲点なのが社長自身が仕事が好きで仕組み化を拒むという問題です。その解決策として仕事以外の趣味を持つことをおすすめします。趣味を楽しみたいから、仕事を仕組み化するという思考をぜひ持ちましょう。面倒くさがりな人ほどよい仕組みをつくることができるものです。
 
仕組み化は会社の生存戦略の1つです。経営の要素と構造を抑えた上で、成功し続ける会社を目指していきましょう！